Il est de coutume pour certains dirigeants ou managers d’entreprise d’animer des réunions professionnelles ou un atelier de travail. Ce type de réunion a pour but d’aiguiser la connaissance des employés et de renforcer le lien qu’il existait entre eux. Cela impacte grandement et positivement la qualité de production de l’entreprise. Vous aimeriez savoir comment organiser cet évènement professionnel ? Éléments de réponse ici.
Comment organiser et animer un atelier de travail ?
Le choix de l’animateur reste la première chose que vous devrez prendre en compte. Alors, prenez le temps de le choisir avec soin, car il sera l’élément phare de votre atelier de travail. La réussite de votre atelier de travail découlera du temps accorder pour sa préparation et son organisation.
Spécifier vos besoins
Après avoir défini la structure de base de votre workshop, vous allez devoir spécifier les besoins. Il est important de bien définir les objectifs afin de ne pas s’attarder sur des questions moins importantes. La plupart du temps, beaucoup d’ateliers de travail se terminent sans pouvoir atteindre les objectifs fixés au préalable. Dès lors, veillez à bien définir les besoins, c’est très important.
Les participants
Que ce soit un petit ou un grand nombre, il convient toujours de bien définir le nombre et les profils de participants. Le principal est que tout soit parfaitement bien défini à l’avance.
Le lieu
Un atelier d’équipe peut être organisé dans les locaux de l’entreprise contrairement à un séminaire d’entreprise. Toutefois, vous avez la possibilité d’organiser cet évènement professionnel dans un local hors de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, il est recommandé de choisir un endroit qui stimulera la créativité de chacun et qui symbolise le thème de la réunion.
La logistique
Pour que tout se passe sans déconvenue, il faut bien préparer l’équipement. Vous aurez notamment besoin des post-it, des tableaux, des enceintes, d’un tableau, d’un projeteur, des feutres, etc.
La Planification
La phase de planification consiste à envoyer les invitations aux participants mais également de définir le lieu, la date et de l’heure de l’atelier de travail. Trouvez le moment et le lieu adapté pour que cela puisse convenir à tous les participants. Prenez donc le soin de consulter les disponibilités de tous les participants.
Comment se déroule L’animation ?
D’abord soigner votre entrée et mettez les participants dans une atmosphère chaleureuse et confortable. Débutez par un angle facile à attaquer. Votre but est de mener les débats, d’éviter les temps morts et d’encourager les participants à donner leur point de vue.
Ambiance générale
Veillez toujours à maintenir une bonne ambiance dans le groupe avec quelques traits d’humour par moments. Cela vous permettra de créer une atmosphère propice aux échanges. Soyez dynamique et chaleureux. C’est communicatif !
Gestion du temps
Un atelier de travail peut être ennuyant s’il dure plusieurs heures. Aussi, une réunion professionnelle peut être moins intéressante si toutes les préoccupations ne sont pas élucidées. Cela dit, vous devez vous assurer que cette rencontre soit ni trop longue ni trop courte, et ne pas s’attarder sur les choses inutiles.
Le bilan ou débriefing
Cette dernière étape consiste à partager le contenu de l’atelier. En suivant le planning établi, récapitulez les points traités et non traités, les principaux bilans ainsi que décisions prises.